Configuración de salas

¿Sabes cómo configurar el espacio o sala para que tu evento sea un éxito?

Algunas variables a tener en cuenta cuando diseñemos nuestros montajes de sala o espacios serían, que los asistentes estén cómodos, puedan tomar notas si es necesario, no se cansen, tengan acceso a la información que se les quiere hacer llegar, facilitar a los intervinientes para que puedan captar la atención de los oyentes, que la iluminación y el sonido hagan sencilla y directa la comunicación, entre otros.

Nos basaremos en esta ocasión en las configuraciones de eventos y montajes de sala más habituales.
Dependiendo del número de asistentes habremos seleccionado un espacio para nuestro evento con el aforo adecuado.
Nos haremos entonces, una serie de preguntas para determinar la disposición y los medios técnicos de la sala, tanto del o de los intervinientes como de los asistentes u oyentes.

  • ¿Los asistentes necesitarán tomar notas o consultar documentación?
  • ¿Habrá un conductor del evento que intervendrá tanto en las presentaciones como a lo largo de la sesión?
  • ¿Habrá turno de preguntas y respuestas?
  • ¿Se realizará emisión en “streaming” del evento?
  • ¿Hostelería, bebida, comida, servida, sin servir?

Las correctas respuestas a estas preguntas y a algunas más nos facilitarán el correcto diseño del espacio para nuestro evento, y por lo tanto, el éxito del mismo.

“Las distintas configuraciones se basan en la disposición de lo asistentes u oyentes, independientemente de las necesidades de los intervinientes.”

EN TEATRO

En la configuración de nuestra sala en forma de teatro, todas las sillas de los asistentes irán dispuestas en filas orientadas hacia el escenario donde se colocará el ponente o protagonista del acto. No hay mesas ni elementos de apoyo. Es lógica su denominación, como cualquier teatro clásico.
En esta configuración el ponente puede atender preguntas y respuestas de manera natural y sencilla y el asistente se centrará en mirar y escuchar.
La distribución en forma de teatro nos facilita colocar mayor número de asistentes.
Este montaje de sala es idóneo para discursos, congresos o convenciones, formaciones cortas tipo presentación que no requieran toma de anotaciones, conciertos o espectáculos,… en todos ellos este tipo de disposición hará que el asistente centre su atención en la zona del ponente, orador o artista.

montajes de sala en banquete

EN ESCUELA

Configuración del espacio en escuela

Disposición orientada hacia el ponente o protagonista del evento pero en esta ocasión con mobiliario de apoyo para que los asistentes puedan escribir, utilizar un equipo o tener una botella de agua, habitualmente filas de sillas y mesas o pupitres.

Como su nombre indica, nos recuerda a la distribución de las aulas en los colegios. La orientación será hacia una mesa imperial o atril donde se encuentra el ponente.

La configuración de la sala en escuela, facilita la toma de anotaciones y la interacción con el o los ponentes durante la charla.

Por ello, este tipo de configuración es más utilizada en eventos corporativos del tipo de debates, discursos, presentaciones de producto, formaciones o cursos de larga duración, jornadas y conferencias…

EN BANQUETE

Si queremos una configuración de “Banquete” clásica dispondremos la sala con mesas redondas u ovaladas y sillas a lo largo y ancho de la sala. Si el evento requiere otra distribución con todas o algunas de las mesas rectangulares o cuadradas la configuración sería en banquete pero con mesas de estilo imperial, muy en tendencia en los últimos años, sobre todo para las celebraciones sociales.

Este tipo de distribución de la sala, está diseñado para reuniones o celebraciones en las que se sirva comida. Suelen disponerse 6, 8 o 10 asientos. Alguna de las mesas redondas podría ponerse en media luna para no dar la espalda al orador o resto de asistentes.

Tiene que existir el espacio suficiente entre las mesas para la buena ejecución del servicio que requiera el evento.

Este tipo de configuración es muy recomendada para la sociabilización entre los asistentes o para animar la actividad empresarial.

Este tipo de montaje está indicado para grupos de trabajo, talleres, mesas redondas, entregas de premios, celebraciones, desayunos, comidas o cenas de empresa o eventos sociales.

montajes de sala en banquete

EN CABARET

Configuración del espacio en cabaret

La configuración del espacio denominada en “Cabaret” se dispondrá en mesas normalmente redondas y de 2 a 6 sillas colocadas en media luna para poder dejar libre la visión hacia el escenario o el lugar donde sucede el evento, ya sea porque hay un atril, presidencia, se va a realizar una proyección o sucederá un espectáculo.

En esta configuración también permitimos que los asistentes puedan tener apoyo para lo que necesiten como era el caso del montaje en escuela y a la vez puedan disfrutar del servicio de comida como en la configuración de nuestra sala en banquete. La diferencia con el montaje en forma de banquete, es que en cabaret, siempre todas las sillas están dispuestas como ya hemos comentado formando una media luna.

Este tipo de montaje es utilizado en presentaciones de producto, equipos de trabajo, celebraciones y espectáculos con servicio.

Próximamente más configuraciones, no menos importantes ......

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